L’evasione degli ordini nell’e‑commerce

Sebbene possa apparire come la fase terminale - e più semplice - di un lungo percorso che ha richiesto la creazione di un sito web intuitivo e attraente, la formulazione di proposte commerciali accattivanti e l’impiego di strategie di marketing accuratamente pianificate, esso in realtà presenta numerosi punti chiave e si compone di diverse e delicate fasi. Ogni passaggio del processo di evasione degli ordini di un e-commerce, infatti, deve essere integrato con gli altri e gestito con precisione, al fine di garantire una lavorazione ottimale e, dunque, una consegna rapida ed efficiente. La corretta esecuzione di queste operazioni, inoltre, non solo assicura che il cliente riceva esattamente ciò che ha ordinato nei tempi previsti, ma garantisce che l'esperienza d'acquisto risulti fluida e soddisfacente, un elemento chiave per la sostenibilità di un business.

Secondo quanto riportato dalla rivista Forbes, entro il 2027 il mercato dell’e-commerce supererà i 7,9 trilioni di dollari, confermando l’ottimo momento per vendere i propri prodotti online. Per vincere la sfida con la concorrenza, però, è necessario poter contare su una supply chain efficiente e su partner affidabili, in modo da non rischiare di disperdere la fiducia guadagnata da parte dei clienti a causa di una gestione degli ordini poco accorta. Sempre secondo Forbes, infatti, il 24% degli acquirenti abbandona una sessione di shopping online se i tempi di spedizione risultano troppo lenti, mentre una ricerca effettuata da Website Magazine su un campione di consumatori rivela che 69% degli intervistati è poco propenso a fare acquisti presso un rivenditore se un articolo non viene consegnato entro due giorni dalla data programmata. Il 16% di essi si dice addirittura pronto a non ripetere l’esperienza presso un rivenditore online nel caso in cui dovesse ricevere un articolo errato.

Il processo di evasione degli ordini, dunque, non è solo l’ultimo anello della supply chain, ma un elemento fondamentale per determinare la sostenibilità del business e ridurre tempistiche e costi. Vediamo quali sono le fasi principali.

Processo di evasione di un ordine e-commerce: le fasi principali

Il processo di evasione di un ordine nel contesto dell'e-commerce è strutturato in diverse fasi chiave, strettamente connesse tra loro: ciascuna di esse deve essere attentamente pianificata per poter performare nei tempi previsti e in linea con le altre. Ecco una panoramica delle principali tappe:

Ricezione dell'ordine: Inizia non appena il cliente completa l'acquisto sul sito. Il sistema di gestione invia all’utente una conferma di presa in carico dell'ordine e trasmette al magazzino le coordinate necessarie per procedere. Durante questa tappa, i dettagli dell'ordine vengono processati per preparare la spedizione. Ciò include la verifica dei dati di pagamento, la preparazione della documentazione necessaria per la spedizione e l'eventuale personalizzazione del prodotto, se richiesta.

Picking e Packing: I moderni sistemi di gestione automatica di evasione degli ordini trasmettono i dati dal sito aziendale o dal marketplace verso il magazzino, sia esso dell’azienda o affidato a player esterni e vengono così attivate le operazioni di picking - il processo di prelevamento della merce dagli scaffali - e il packing, ovvero l'imballaggio della merce in base alle sue caratteristiche e alle richieste del cliente. E’ un passaggio importante che richiede organizzazione e professionalità, necessarie per assicurare che gli articoli siano quelli effettivamente richiesti, che siano protetti durante il trasporto e che tutti gli elementi dell'ordine siano inclusi.

Spedizione: Una volta imballato, l'ordine viene etichettato con le informazioni di spedizione e consegnato al trasportatore. Opzioni multi corriere consentono di selezionare, di volta in volta, il servizio migliore in base alla destinazione, alla tipologia di merce e alle esigenze dell’acquirente. In questa fase, inoltre, viene inviata al cliente una notifica con il tracking number per seguire il percorso della spedizione fino alla destinazione finale.

Gestione dei resi: Essenziale in un efficace processo di evasione ordini è anche la gestione dei resi, che deve essere semplice e chiara per il cliente e meno impattante possibile per l’azienda. Ciò include la possibilità di restituire facilmente prodotti non conformi o insoddisfacenti e ricevere un rimborso o una sostituzione in tempi brevi.

Perché queste fasi siano sincronizzate, evitando ritardi, colli di bottiglia e contrattempi che genererebbero costi maggiori per l’impresa, sono necessarie accurate strategie capaci di includere non solo l’evasione dell’ordine ma anche la gestione del magazzino. Le modalità più diffuse sono la gestione interna di tutta la filiera, una scelta che richiede ingenti risorse e strutture, e l'esternalizzazione, una soluzione che se da un lato può apparire dispendiosa, di fatto aiuta artigiani, PMI e start up ad attivare procedure già ampiamente testate grazie a software e procedure ottimizzate, scalabili e capaci di adattarsi alle esigenze della clientela e alle turbolenze del mercato.

Vantaggi di una corretta evasione degli ordini

L’evasione degli ordini non solo impatta direttamente la soddisfazione e la fedeltà del cliente, ma influenza anche l'efficienza operativa e la reputazione del brand. Vediamo insieme i principali vantaggi:

Soddisfazione del cliente: Una gestione rapida e accurata degli ordini migliora l'esperienza dell'utente. Ricevere prodotti nel modo atteso e nei tempi promessi aumenta la fiducia dei consumatori verso il brand, incentivando acquisti futuri e potenzialmente generando passaparola positivo.

Efficienza operativa: Un processo di evasione ottimizzato riduce il tempo e i costi associati. Minimizzare gli errori in fase di picking e packing può ridurre significativamente i costi operativi e incrementare la produttività.

Scalabilità: Con un sistema di evasione efficiente, un'azienda può gestire un maggior volume di ordini senza compromettere la qualità del servizio. Questo è essenziale per supportare la crescita del business, specialmente durante i picchi di vendita, come nel periodo delle festività o durante promozioni speciali.

Differenziazione: In un mercato affollato e competitivo, la capacità di evadere gli ordini in modo efficiente e chiaro può distinguere un'azienda dai suoi concorrenti e generare un fattore di vantaggio competitivo capace non solo di fidelizzare ma anche di attrarre nuovi potenziali acquirenti. Investire nella raffinazione del processo di evasione ordini è quindi non solo una strategia per migliorare il servizio cliente, ma un elemento chiave per la sostenibilità e il successo a lungo termine dell'azienda.

MBE eShip è la soluzione per PMI, artigiani e aziende che vendono i propri prodotti online e desiderano ottimizzare l’evasione degli ordini. Grazie al collegamento diretto con i sistemi MBE, eShip convoglia tutti gli ordini, dallo store aziendale ai marketplace, su un’unica piattaforma rendendo i processi di picking, packing e spedizione più veloci e sicuri. Contatta il centro Mail Boxes Etc. e scopri come dare un nuovo slancio al tuo business.